- sussiste tra il Cliente di Geo Network e la società Geo Network Srl un contratto avente ad oggetto l’acquisto di strumenti software (con annessa licenza d’uso), contenente anche la prestazione accessoria gratuita della assistenza tecnica all’utilizzo del software;

- per l’espletamento del servizio di assistenza tecnica da parte di Geo Network Srl (via ticket o in remoto) è necessaria la condivisione di alcuni dei dati personali legittimamente acquisiti ed in possesso del Titolare della licenza software, in qualità di Titolare del Trattamento;

- la società Geo Network Srl presenta garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del Regolamento UE 679/2016 e garantisca la tutela dei diritti dell'interessato ed ha quindi le caratteristiche e qualità per essere nominata responsabile del trattamento;

- è pertanto necessario, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 679/2016, esplicare la nomina del Responsabile del Trattamento quale responsabile del trattamento dei dati personali con lui condivisi, chiarendo obblighi e responsabilità dello stesso;

ad integrazione ed in aggiunta a quanto già precedentemente pattuito tra le parti il Titolare del Trattamento dato atto di aver verificato l’esperienza, la capacità nonché l'affidabilità necessarie per garantire la sicurezza del trattamento dei dati personali, nomina Responsabile del trattamento ai sensi e per gli effetti degli articoli 28 e seguenti del Regolamento UE 679/2016, Geo Network Srl, la quale accetta l'incarico e a tal fine dichiara di avere ricevuto e attentamente esaminato le istruzioni allegate per l’esercizio dei compiti affidatigli ed in particolare:

Le finalità del trattamento cui sono destinati i dati dell’utente sono:

a) assolvimento dei rapporti contrattuali in essere tra le parti (Geo Network/Cliente – titolare del trattamento) ed in particolare l’espletamento del servizio di assistenza tecnica tramite “ticket” e “da remoto”

Per il perseguimento delle finalità suddette il trattamento dei dati personali del terzo è necessario ed il Titolare del Trattamento, con l’avvio della procedura (via ticket o in remoto), autorizza Geo Network Srl, in qualità di responsabile del trattamento, ad acquisire e trattare i dati personali del proprio cliente, dando atto di aver acquisito la autorizzazione in tal senso dell’interessato o, comunque, laddove il consenso espresso non sia necessario, di aver debitamente informato il terzo della trasmissione dei suoi dati a eventuali Responsabili dl trattamento.

In caso di assistenza tecnica con accesso “da remoto” il Cliente/Titolare del trattamento autorizza Geo Network Srl ad entrare nel suo computer ed acquisire, esclusivamente se necessario per l’espletamento della assistenza, eventuali files contenenti dati personali dei suoi clienti.

I dati personali richiesti dalla società sono esclusivamente quelli necessari per l’espletamento della richiesta del cliente, nel pieno rispetto dei principi di adeguatezza del trattamento sanciti del Regolamento Europeo. Essi sono pertanto obbligatori in quanto strettamente funzionali all'esecuzione dei servizi richiesti dall'utente e, in caso di richiesta di cancellazione immediata di detti dati da parte del cliente, Geo Network non potrà concludere l’espletamento dell’incarico di assistenza tecnica.

Si fa in particolare riferimento alla trasmissione dei dati personali del terzo contenuti nelle pratiche/documenti condivisi con Geo Network (inviandoli tramite “ticket” o autorizzando la acquisizione degli stessi da parte di Geo Network a mezzo collegamento “in remoto”) per l’espletamento del servizio di assistenza tecnica.

Il trattamento e la conservazione dei dati verranno effettuati con l’ausilio di mezzi e strumenti informatici automatizzati e/o cartacei, secondo le modalità più idonee a garantirne l’integrità, l’aggiornamento, la sicurezza e la riservatezza, proteggendoli altresì da trattamenti non autorizzati e/o illeciti nonchè dalla perdita, distruzione o dal danneggiamento accidentale.

Il trattamento dei dati avrà luogo obbligatoriamente per tutta la durata dello specifico rapporto instaurato tra le parti ed in particolare fino al completamento della assistenza tecnica richiesta e comunque entro 7 gg lavorativi dalla loro trasmissione a Geo Network, oppure immediatamente in caso di richiesta in tal senso del cliente.
Successivamente alla conclusione della assistenza tecnica richiesta o decorsi gli altri termini indicati, Geo Network srl, mantenendo traccia dell’attivazione da parte del Cliente del servizio di assistenza tecnica, procederà alla anonimizzazione degli allegati trasmessi con la conseguente cancellazione di tutti i dati personali ivi contenuti e la loro riconducibilità al terzo.

Geo Network srl, in quanto Responsabile del trattamento come da incarico ricevuto, si impegna a:

a) trattare i dati personali soltanto previa autorizzazione documentata del titolare del trattamento, adottando tutte le misure richieste ai sensi dell’articolo 32 e seguenti del Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali;
b) adottare, in particolare, tutte le misure di sicurezza necessarie per proteggere i dati personali che acquisisce;
c) laddove previsto ai sensi dell’art. 30 del Regolamento UE 679/2016, a tenere un registro in forma scritta, anche in formato elettronico, di tutte le categorie di attività relative al trattamento svolte per conto di un titolare del trattamento, contenente i dati richiesti dal regolamento.
d) procedere, concluso il servizio o su richiesta del Cliente o, comunque entro 7 gg lavorativi dalla trasmissione della documentazione, alla anonimizzazione degli allegati trasmessi con la conseguente cancellazione di tutti i dati personali ivi contenuti e la loro riconducibilità al terzo.